Dokumente scannen mit dem iPhone (und wie es schneller geht)

Für einen Brief an die Krankenkasse, einen unterschriebenen Mietvertrag oder den Kassenbon, den Sie für die Steuer aufheben wollen, brauchen Sie keinen Flachbettscanner. Das iPhone hat einen einfachen Scanner eingebaut, in der Notizen- und der Dateien-App. Er findet die Ränder des Blatts und rückt es gerade, und mehrere Seiten landen in einem PDF.

Für den gelegentlichen Brief reicht das. Wer öfter scannt, merkt aber schnell, wie viel Handarbeit übrig bleibt: Jede Datei müssen Sie selbst benennen und selbst an die richtige Stelle bringen. Hier lesen Sie, wie der eingebaute Scanner funktioniert und wo er umständlich wird. Am Ende sehen Sie, wie QuickScan Ihnen diese Arbeit abnimmt.

Mit der Notizen-App scannen

Das ist der bekannteste Weg. Der Scan landet dabei in einer Notiz.

Öffnen Sie die Notizen-App und legen Sie eine neue Notiz an. Eine vorhandene geht genauso.
Tippen Sie auf die Büroklammer und dann auf „Dokumente scannen“. In älteren iOS-Versionen sitzt an dieser Stelle ein Kamerasymbol.
Halten Sie das iPhone über das Blatt. Im Modus „Automatisch“ löst es von selbst aus, sobald es die Seite erkannt hat. Sonst tippen Sie auf den Auslöser oder drücken eine der Lautstärketasten.
Wenn Sie selbst auslösen, zeigt das iPhone danach die erkannten Ecken. Ziehen Sie sie bei Bedarf zurecht und tippen Sie auf „Scan behalten“.
Scannen Sie die nächste Seite. Wenn alle drin sind, tippen Sie auf das Häkchen.

Alle Seiten ergeben ein Dokument, und das bleibt in der Notiz. Genau da liegt der Haken. Um ein PDF in einen Ordner oder in die Cloud zu bekommen, öffnen Sie die Notiz, tippen auf den Scan und auf das Teilen-Symbol, wählen „In Dateien sichern“ und suchen den Ordner. Bei jedem einzelnen Scan.

Mit der Dateien-App direkt in einen Ordner

Die Dateien-App lässt die Notiz weg und speichert das PDF gleich in einem Ordner: auf dem iPhone, in iCloud Drive oder bei einem anderen Speicherdienst, dessen App Sie installiert haben.

Öffnen Sie die Dateien-App und tippen Sie oben rechts auf die Mehr-Taste mit den drei Punkten.
Wählen Sie „Dokumente scannen“.
Scannen Sie die Seiten wie oben beschrieben und tippen Sie danach auf das Häkchen.
Wählen Sie den Ordner und tippen Sie auf „Sichern“.

Das spart ein paar Handgriffe. Den Ordner müssen Sie trotzdem bei jedem Scan neu wählen, und die Datei behält den Namen, den das iPhone vergibt, bis Sie ihn ändern. Benennen Sie sie also gleich um: gedrückt halten, auf „Umbenennen“ tippen. Unter „Kfz-Versicherung 2026“ finden Sie sie im nächsten Herbst schneller.

Einen Scan unterschreiben

Vollmacht, Mietvertrag, die Einverständniserklärung für die Klassenfahrt: Oft soll ein Blatt nur unterschrieben zurück. Ausdrucken müssen Sie es dafür nicht, das geht direkt in der Notizen-App.

Tippen Sie in der Notiz auf den Scan.
Tippen Sie auf die Markieren-Taste, die Stiftspitze.
Tippen Sie auf das Pluszeichen und dann auf „Unterschrift hinzufügen“. Nehmen Sie eine gespeicherte Unterschrift oder legen Sie eine neue an.
Schieben Sie die Unterschrift an die richtige Stelle, passen Sie die Größe an und tippen Sie auf „Fertig“.

Danach müssen Sie den Scan noch wie oben teilen. Ein Datum oder ein Kreuz im Formular setzen Sie mit den Stiften aus derselben Leiste, mit dem Finger oder auf dem iPad mit dem Apple Pencil.

Kam das Formular als PDF per Mail? Wie Sie es unterschreiben, und zwar mit Ihrer echten Unterschrift, steht in PDF auf dem iPhone unterschreiben.

Damit der Scan gut aussieht

Wenn ein Scan grau, schief oder fleckig wird, liegt es meist an einer dieser Kleinigkeiten, egal mit welcher App Sie scannen:

Weißes Papier auf einem hellen Tisch: Da tut sich die Kantenerkennung schwer. Legen Sie das Blatt auf etwas Dunkles, dann sitzen die Ränder meist auf Anhieb.
Wer sich direkt über das Blatt beugt, steht sich selbst im Licht. Scannen Sie lieber am Fenster, mit Tageslicht von der Seite.
Auf glänzendem Papier und auf Fotos macht der Blitz einen hellen Fleck. Ist genug Licht da, schalten Sie ihn im Scanner aus.
Schräge Aufnahmen rechnet das iPhone zwar gerade, aber der hintere Teil der Seite wird dabei unschärfer. Halten Sie es möglichst parallel über das Blatt.
Für Briefe und Formulare reichen Graustufen oder Schwarzweiß, das PDF wird dann auch kleiner. Farbe brauchen Sie für Stempel, eine blaue Unterschrift oder bunte Formulare.
Kassenbons rollen sich gern ein. Ein paar Minuten unter einem dicken Buch helfen. Und scannen Sie Bons, die Sie aufheben müssen, lieber bald, denn Thermopapier verblasst.

Und wenn Sie von einem Brief nur die IBAN oder eine Telefonnummer brauchen, müssen Sie gar nicht scannen. Halten Sie die Kamera darauf: Das iPhone erkennt den Text, und Sie können ihn markieren und kopieren. Apple nennt das Live Text.

Sie haben nur ein Foto des Dokuments? Wie Sie daraus ein ordentliches PDF machen, steht in PDF erstellen mit dem iPhone.

Und auf dem iPad oder Mac?

Auf dem iPad geht alles genauso, in der Notizen- wie in der Dateien-App, und QuickScan läuft dort auch. Unterschreiben ist mit dem Apple Pencil sogar angenehmer.

Mit der Integrationskamera kann der Mac den Scanner des iPhones mitbenutzen. Klicken Sie zum Beispiel in Pages, Mail oder Notizen mit der rechten Maustaste an die Stelle, an der der Scan hin soll, und wählen Sie „Dokumente scannen“. Manchmal steht der Eintrag unter „Von iPhone oder iPad einfügen“. Auf dem iPhone öffnet sich dann der Scanner. Sie scannen wie gewohnt, tippen auf „Sichern“, und das PDF erscheint auf dem Mac. Das klappt auch im Finder und in einigen anderen Apple-Apps. Beide Geräte müssen dafür mit demselben Apple Account angemeldet sein, und WLAN und Bluetooth müssen eingeschaltet sein.

Schneller mit QuickScan

Wer jede Woche scannt, verliert mit den vielen Handgriffen Zeit, und genau die spart Ihnen QuickScan. Ein Vergleich:

In der Dateien-App tippen Sie auf die drei Punkte und auf „Dokumente scannen“, scannen, tippen auf das Häkchen, wählen den Ordner und tippen auf „Sichern“. Dann halten Sie die Datei gedrückt, tippen auf „Umbenennen“ und geben einen Namen ein.

Mit QuickScan tippen Sie auf ein Widget auf dem Startbildschirm, scannen und tippen auf „Speichern“. Das war’s. Das PDF hat schon einen sinnvollen Namen und durchsuchbaren Text, und es liegt im richtigen Ordner.

Möglich machen das die Export-Favoriten. Jeder Favorit verbindet ein Ziel mit Ihren Einstellungen für den Dateinamen (etwa Datum plus Titel), Farbe oder Schwarzweiß und Texterkennung. Legen Sie einen für Belege an, die in die Dropbox des Büros sollen, und einen für Rechnungen ins iCloud Drive der Familie, jeden mit eigenem Widget auf dem Start- oder Sperrbildschirm. Wenn Sie lieber über das Kontrollzentrum oder die Aktionstaste starten, schalten Sie den automatischen Export ein. Dann geht jeder neue Scan an den Export-Favoriten Ihrer Wahl.

QuickScan exportiert unter anderem nach iCloud Drive, Dropbox, Google Drive, OneDrive, SharePoint und Nextcloud, per WebDAV, auf ein NAS oder eine SMB-Freigabe, per E-Mail und zu Paperless-ngx. Mit einer Exportgruppe geht ein Scan sogar an mehrere Ziele auf einmal.

Den erkannten Text bettet QuickScan ins PDF ein. Sie können ihn markieren und kopieren, und Ihr Computer, Ihre Cloud oder Paperless-ngx können ihn durchsuchen. Die Texterkennung läuft auf dem iPhone selbst, ohne Internetverbindung. Außerdem macht QuickScan aus Tabellen Excel- oder CSV-Dateien, schützt PDFs mit einem Passwort, sichert Ihre Unterschriften mit Face ID und sperrt auf Wunsch die ganze App.

Für den privaten Gebrauch ist QuickScan kostenlos, ohne Werbung und ohne Abo, und ein Konto brauchen Sie auch nicht. Im App Store steht bei der App „Keine Daten erfasst“, und das ist wörtlich zu nehmen. Ihre Scans bleiben auf Ihrem iPhone, bis Sie sie selbst irgendwohin schicken.

Weiterlesen:

Quellen: Apple Support, Dokumente auf einem iPhone oder iPad scannen und Integrationskamera (Stand: November 2026).

Dokumente scannen mit dem iPhone